La guía completa para administrar los gastos de viajes de negocios

De acuerdo con McKinsey & Company, en 2020, los gastos totales de viajes de negocios a nivel mundial se contrajeron en un 52%. Mucho ha cambiado desde entonces, en gran parte gracias a la vacunación. Las empresas están comenzando a traer empleados de vuelta a las oficinas. Los ejecutivos corporativos están planeando reuniones en persona y encuentros con clientes.

Los sistemas de transporte e infraestructura continúan revolucionando y, por lo mismo, el turismo de negocios tiene los medios para proporcionar un mayor poder económico que antes. En este artículo, explicamos qué es el turismo de negocios, los beneficios de llevarlos a cabo, los tipos de viajes corporativos y qué son los gastos de viaje corporativos.

¿En qué consiste el turismo de negocios?

Si eres propietario o trabajas para una empresa que tiene empleados que viajan para la misma, eso es realizar turismo de negocios. No importa la frecuencia con la que viajen o a dónde viajen, si es en nombre de la organización, entonces es parte de los viajes corporativos.

En pocas palabras, los viajes corporativos se definen como viajes realizados por colaboradores y/o miembros del equipo con el fin de hacer negocios para la empresa. Se necesita mucho para planificar un programa de viajes corporativos exitoso y realizar viajes de negocios exitosos.

Tipos de viajes de negocios

Los viajeros de negocios pueden tener necesidades muy diferentes según el tipo de viaje que realicen. A continuación, exploraremos los diferentes tipos de viajes de negocios.

🔸VIAJES DE EVENTOS Y CONFERENCIAS

Muchas empresas envían a sus empleados a eventos y conferencias corporativas. Los asistentes a la conferencia pueden asistir a seminarios y talleres, así como a comidas organizadas o sesiones de networking. Estos eventos están destinados a ofrecer aprendizaje y desarrollo profesional, al mismo tiempo que facilitan la creación de relaciones con clientes potenciales y proveedores de servicios.

🔸REUNIONES INTERNAS Y OFICINAS DE VISITAS

Para las empresas nacionales y multinacionales con múltiples oficinas, los viajes de negocios son una forma clave de garantizar que toda la organización esté alineada. Es posible que los colaboradores y líderes deban viajar a otras oficinas para discutir proyectos específicos y estrategias comerciales.

🔸RETIROS DE EMPRESA

Algunas empresas eligen realizar retiros anualmente o varias veces al año. Los retiros corporativos ayudan a los equipos a fortalecerse y a desarrollar la cultura de la empresa a través de actividades compartidas.

🔸REUNIONES CON CLIENTES

Los empleados o ejecutivos pueden necesitar viajar para encontrarse con clientes o prospectos. En algunos países, como Japón, las reuniones cara a cara y las reuniones informales son una parte importante de la cultura empresarial local, por lo que los viajes de negocios son esenciales para mantener relaciones sólidas con los clientes.

🔸FERIAS DE NEGOCIOS

Las ferias comerciales, también conocidas como exhibiciones comerciales, son un canal de ventas clave en ciertas industrias. Las ferias comerciales brindan a las empresas la oportunidad de presentar sus productos o servicios a compradores interesados. Pueden ser una herramienta valiosa para las ventas directas, el conocimiento de la marca y la construcción de relaciones con los clientes.

¿Qué son los gastos de viaje de negocios?

Los gastos de viaje de negocios son los gastos necesarios que tiene una persona mientras viaja fuera de su hogar por algo relacionado con su trabajo o negocio. En muchas situaciones, los gastos de viaje ocurren cuando los deberes profesionales requieren que alguien vaya a otra área por más de un día, lo que puede obligarlos a comer y dormir en la nueva ubicación.

Algunos de los gastos comerciales más comunes para viajes corporativos son:

• Viaje directo: esto puede incluir gastos como boletos de avión y autobús o gastos de automóvil.
• Transporte local: estos costos pueden ser taxis o servicios de transporte compartido para ir del aeropuerto al hotel y del hotel al lugar de trabajo.
• Envío de equipaje personal o suministros: en caso de que se utilicen muestras o materiales de exhibición para el trabajo.
• Coche, ya sea personal o de renta: entre los gastos que se incluyen se encuentra la gasolina, los peajes y las tarifas de estacionamiento.
• Alojamiento: esto puede incluir habitaciones de hotel o servicios de hospedaje junto con los costos de las comidas necesarias.
• Comunicación relacionada con el trabajo: se puede realizar un seguimiento de cuánto tiempo se usa el teléfono personal o de cualquier otra comunicación con fines laborales.

Beneficios de los viajes corporativos

1. Los viajes de negocios impulsan el crecimiento empresarial, ya que las relaciones con los clientes se basan en interacciones cara a cara.
2. Se percibe como un beneficio laboral superior. A pesar de los obstáculos del año pasado, los viajes de negocios son una ventaja laboral codiciada.
3. Se construye la cultura de la empresa.
4. Ayuda a desarrollar el carácter y las habilidades interpersonales de los empleados. Fomentar tales rasgos en los empleados puede resultar en un mejor desempeño comercial.
5. Impulsa la creatividad y la innovación. Estar inmerso en una nueva cultura en un país diferente puede exponer a los empleados a nuevos conceptos que nunca tendrían sentados frente a una computadora en su oficina.
6. Respalda los objetivos de diversidad, equidad e inclusión, ya que los viajes de negocios amplían la comprensión cultural y proporcionan a los empleados acceso al liderazgo.
7. Es clave para reunir equipos de trabajo que se han desconectado al fomentar la construcción y el vínculo de equipo que tanto se necesitan.

Desafíos de gestión de gastos de viajes de negocios y cómo superarlos

Al usar métodos obsoletos, las empresas enfrentan problemas que afectan negativamente las operaciones comerciales y la rentabilidad, por eso, te decimos cuáles son los principales desafíos en los que debes poner especial atención y cómo atacarlos con éxito.

✈ PROCESOS A LA ANTIGUA Y POCA VISIBILIDAD: 

Aún muchas empresas utilizan sistemas manuales o sistemas informáticos de tecnología antigua para registrar, supervisar y estimar los gastos de viajes de negocios. Esto da origen a datos inexactos.

De acuerdo con el informe de investigación de PayStream Advisors sobre la gestión de viajes y gastos, el 35% de las PyMEs han aceptado que tienen problemas para tener una idea de los gastos de viaje de sus empleados. Naturalmente, esta escasez de visibilidad puede resultar en una mala gestión, lo que obstaculiza el crecimiento de la empresa. Para hacer frente a este problema, es aconsejable contar con soluciones de software de gestión de gastos de viajes de negocios avanzados y modernos para hacer todo de forma sistemática, precisa y rápida.

✈ RETRASO EN LA PRESENTACIÓN DE INFORMES: 

La gestión de gastos de viajes de negocios se vuelve mucho más difícil de manejar cuando la presentación de informes a la dirección se retrasa. En cambio, si se envía a tiempo, el proceso general de viajes y gastos se mantiene más fluido.

Para esto, es esencial tener una solución de software de gestión de gastos que se ocupe de estos problemas automáticamente, lo que permite un ahorro de tiempo, esfuerzo y dinero.

✈ GRAN CONSUMO DE TIEMPO EN REEMBOLSOS:

En ocasiones, los colaboradores son quienes ponen de sus bolsillos el dinero de los gastos de viaje, quedándose sin dinero durante mucho tiempo, ante el retraso de sus reembolsos. Esto sucede porque la aprobación lleva mucho más tiempo, en especial cuando hay recibos perdidos. Una manera sencilla de resolver este desafío es con un sistema de software de facturación personalizado con funciones, como recordatorios y notificaciones automáticas para tus colaboradores. Al hacerlo, tus empleados estarán más conscientes de lo que deben realizar y su proceso de aprobación llevará menos tiempo.

✈ MUCHOS ERRORES EN LA CAPTURA DE DATOS

La gestión de gastos de viajes de negocios también enfrenta problemas debido a las hojas de cálculo que necesitan una captura de datos manual y extensa, lo que da lugar a errores. Una herramienta automática con sistema de gestión de gastos en línea ayuda a encontrar las discrepancias problemáticas y a deshacerse de los errores entre los montos de gastos y reservas. Además, el acceso a los datos será mucho más fácil.

✈ CONFUSIÓN EN LAS POLÍTICAS DE GASTOS DE VIAJE 

Uno de los problemas clave en la gestión de gastos de viajes de negocios es la confusión en las políticas de gastos. No es fácil comprenderlas y, si un empleado no tiene una idea de lo que se incluye en un pago aceptable, definitivamente tendrá problemas.

Los gastos de viaje comunes, como el hotel y la comida, deben explicarse claramente para evitar confusiones. En caso de que la empresa tenga una asociación con cadenas particulares o una lista preferida de organizaciones, entonces debe ofrecer una hoja de referencia conveniente para ahorrar tiempo y disminuir la complejidad. La mayoría de los empleados buscan que los hoteles cobren poco para ahorrar dinero, pero al final, tienen que pagar más de lo que pagarían con una cadena hotelera asociada. Un sistema de software de gestión de gastos en línea con esta información es muy beneficioso, particularmente para los empleados que viajan por motivos de negocios.

Tus colaboradores deben poder obtener información y políticas relacionadas de manera fácil y rápida para su conveniencia, ya que la mayoría de ellos no tienen los datos necesarios para tomar una decisión adecuada. De esta forma, podrán realizar la gestión de viajes y gastos fácilmente.