Guía sobre Viáticos: Qué son y cuáles son deducibles en 2024

20/02/2024

Viajar es más que una actividad, es una experiencia que enriquece nuestras vidas, y en el mundo empresarial, los gastos asociados a estos viajes son una parte fundamental para impulsar el crecimiento y la productividad. En el vibrante escenario empresarial de 2024 en México, las empresas están explorando formas innovadoras de recompensar y apoyar a sus empleados, y los gastos de viáticos se han convertido en una herramienta clave en este proceso. Aquí te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los gastos de viáticos en 2024 en México, desde su definición hasta su tratamiento fiscal, con un enfoque especial en cómo en Pluxee te ayuda a llevar una mejor administración de estos.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son pagos que una empresa proporciona a sus empleados para cubrir los gastos asociados con viajes de negocios. Estos gastos pueden incluir hospedaje, alimentación, transporte y otros gastos incidentales. Los viáticos laborales están diseñados para asegurar que los empleados puedan realizar sus funciones de trabajo de manera eficiente mientras están fuera de la oficina, sin incurrir en gastos personales excesivos.

Para Pluxee, los viáticos no son una compensación adicional, sino una forma de apoyar a tus empleados mientras se encuentran en movimiento. Como empleadores, debemos de entender que viajar puede ser agotador, tanto física como mentalmente, y proporcionar viáticos adecuados es una manera de aliviar parte de ese estrés y permitir que los empleados se enfoquen en el propósito de su viaje.

Ejemplo de gastos viáticos en una empresa

Los viáticos pueden variar según la política de cada empresa y la naturaleza del viaje. Es importante que los empleados sepan exactamente qué gastos pueden ser cubiertos por la empresa y cuáles deben ser cubiertos por ellos mismos. Aquí te dejamos una lista de los más comunes:

Transporte ✈️ : Este incluye boletos de avión, autobús o cualquier otro medio de transporte utilizado para llegar al destino.
Hospedaje 🏨 : Gastos relacionados con la estadía en hoteles, renta de departamentos u otras formas de hospedaje durante el periodo de viaje.
Alimentos 🍳 : Costos de comidas y bebidas mientras se encuentra en viaje de negocios. Esto puede incluir desayunos, almuerzos, cenas y cualquier otro gasto relacionado con la alimentación.
Transporte local 🚐 : Gastos de transporte dentro del destino, como taxis, transporte público o renta de vehículos para desplazarse de un lugar a otro durante el viaje de trabajo.
Gastos diversos 💰 : Esto puede incluir una amplia gama de gastos adicionales necesarios para el desarrollo de las actividades laborales durante el viaje, como tarifas de inscripción a eventos o conferencias, gastos de visa, entre otros.

Imagina que un equipo de tu empresa necesita viajar de la Ciudad de México a Monterrey para una importante reunión con un cliente. Los gastos asociados con este viaje incluirían el boleto de avión, el hospedaje en un hotel cercano al lugar de la reunión, comidas durante la estadía y transporte local. Tu organización proporcionaría a cada miembro del equipo una asignación diaria para cubrir estos gastos, asegurando que tengan todo lo que necesitan para llevar a cabo la reunión de manera efectiva.

Además de cubrir los gastos básicos, también podrías proporcionar a tus empleados una tarjeta de viaje corporativa para hacer que la cuenta de gastos sea más fácil de realizar, se tengan todas las transacciones en un solo lugar y que tu equipo contable no se vuelva loco con un Excel larguísimo y tareas que solo les quitan tiempo. Esta flexibilidad demuestra el compromiso de tu empresa de brindar a tus colaboradores una experiencia de viaje cómoda y sin complicaciones.

Viáticos y gastos de viaje

Es importante destacar la diferencia entre los viáticos y los gastos de viaje, ya que, aunque están relacionados, no son lo mismo. Como mencionamos anteriormente, los viáticos son pagos anticipados proporcionados a los empleados para cubrir los gastos diarios durante un viaje de negocios, mientras que los gastos de viaje son los costos reales incurridos durante el viaje, que luego se pueden reclamar para su reembolso.

Por ejemplo, si un empleado necesita tomar un taxi desde el hotel al lugar de la reunión, el costo del taxi sería considerado un gasto de viaje. Una vez que el empleado regrese de su viaje, puede presentar un informe de gastos que incluya el recibo del taxi, y así la empresa le reembolsaría ese gasto.

Sigue leyendo 👉 La guía completa para administrar los gastos de viajes de negocios

Listados viáticos deducibles ISR

De acuerdo con la Ley de Impuesto sobre la Renta, los viáticos pueden ser deducibles porque tiene como objetivo facilitar la actividad laboral de las personas. Para que los viáticos deducibles sean considerados como tal por el SAT, la actividad laboral deberá realizarse a más de 50 kilómetros del lugar oficial de trabajo. Es decir, de las oficinas que tienes registradas.

Así mismo, la persona que hace los gastos deberá tener una relación laboral con la empresa y se deberá presentar un comprobante que cubra con todos los requisitos fiscales que el SAT solicita. Los viáticos deducibles son:

Alimentación: Límite de $750 pesos diarios por beneficiario cuando se traten de gastos dentro del territorio nacional y de $1,500 pesos diarios si se tratan de gastos en el extranjero.
Transporte: En este apartado no se indican los límites al no poder controlar las tarifas puestas por las aerolíneas o líneas de autobús.
Hospedaje: Límite de $3,850 pesos diarios en el extranjero y en territorio nacional no hay un límite de gasto.
Uso o goce temporal de automóviles: Serán deducibles hasta $850 pesos diarios, sin importar si es el en extranjero o dentro del país.
Gasolina, aceite, servicios, reparaciones, refacciones en territorio nacional: 93 centavos por kilómetro recorrido, sin que sea mayor a los 25,000 km en ejercicios.

¿Los viáticos pagados en efectivo son deducibles?

No, los viáticos pagados en efectivo no pueden ser deducibles porque no existe una forma de comprobar el movimiento. Por ello, debes considerar que para hacer tus viáticos deducibles se deberán pagar con tarjeta de crédito o débito.

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Sin duda, los gastos viáticos juegan un papel crucial en el apoyo a los empleados y en el éxito de los viajes de negocios. Por eso, se debe reconocer la importancia de proporcionar viáticos adecuados y gestionarlos de manera eficiente para garantizar una experiencia de viaje positiva y productiva para tus equipos.

En Pluxee, los viáticos no son solo una asignación de dinero, sino una expresión tangible del compromiso de las empresas con el bienestar y el éxito de sus empleados. Para conocer más acerca de cómo Pluxee Corporativa puede hacer más fácil la gestión de tus recursos y la vida de tus colaboradores, déjanos tus datos para que podamos contactarte y platicarte más acerca de las estrategias que podemos llevar a cabo en conjunto.