¿Qué son los gastos administrativos y cómo mantenerlos bajo control?

¿Qué son los gastos administrativos?

Los gastos administrativos se definen como los egresos permanentes o fijos, ya que son los contemplados y que representan parte esencial para el funcionamiento adecuado del negocio. Es decir, influyen directamente en las labores de alta dirección, contratación o contabilidad. Suelen ser los más difíciles de justificar en términos de rentabilidad y eficacia puesto que no dependen de la producción o en las ventas. Esto supone

¿Cómo identifico los gastos administrativos? Una clave para reconocer los gastos administrativos dentro de tu compañía es descartando su influencia directa en la actividad operativa de la empresa.

Ejemplos de gastos administrativos:

• Sueldos de directivos
• Sueldos de asesores contables y administrativos que no influyan directamente en la calidad del producto o servicio que ofreces
• Coste total del departamento de RRHH
• Alquiles del espacio laboral
• Gastos en material de oficina (plumas, folios, grapas, hojas, etc.)
• Cuentas de teléfono
• Tarjetas de identificación del personal
• Servicio de vigilancia
• Servicio de limpieza
• Mantenimiento de oficinas, equipos y muebles
• Aire acondicionado o calefacción
• Aportes para la seguridad social
• Gastos en correspondencia
• Gastos en viajes de negocio
• Gastos de agua
• Cafetería
• Presupuesto de botiquín
• Presupuesto para celebraciones del personal
• Presupuesto para refrigerios en working lunch.
   

Algunas de las características para identificar los gastos administrativos pueden ser que suelen ser similares entre las empresas sin importar el sector al que pertenezcan, además se relacionan con los departamentos no productivos de las organizaciones.

DIFERENCIAS ENTRE TIPOS DE GASTOS

👉 Gastos fijos: Son aquellas cantidades que debemos pagar de forma periódica y cuyo importe conocemos de antemano. Por ejemplo, la renta del espacio laboral, la hipoteca, las cuotas de las tarjetas de crédito, los servicios de suscripción o contenidos de streaming.

👉 Gastos variables: Estos gastos se definen como todos aquellos que del consumo para fijar el importe final. Como la luz, el agua, el teléfono y la gasolina. Para reducir este tipo de gastos te sugerimos hacer un promedio de las facturas del último año y contar siempre con ese monto agregando, un mínimo de 10% para previsión.

👉 Gastos hormiga: ¡OJO! los gastos hormiga son aquellos que no suponen un monto de egreso muy elevado, sin embargo, cuando estos gastos individuales se suman día tras día suponen un desembolso considerable. Por mencionar algunos están: el café de media mañana, las comidas fuera, las suscripciones a servicios que no usas, los cigarros y hasta las golosinas del snack.

👉 Gastos discrecionales: Estos gastos son los que deliberadamente y sin control hemos asignado una cifra determinada. Por ejemplo, compras de ropa, calzado, productos de belleza, salidas y entretenimiento. Debemos dimensionar la cantidad de dinero que tendríamos al mes una vez que hayamos incluido los gastos fijos y los variables previstos, por un lado, y eliminado los gastos hormiga. Cuando tengamos esa cifra, debemos distribuirla de forma proporcional entre los distintos gastos discrecionales que podamos contemplar y procuraremos ser lo más disciplinados posible para no superar los límites que hayamos establecido.

🔴Los gastos de administración a diferencia de los gastos operativos son los que no tienen una implicación directa en la calidad del producto o servicio terminado 🔴.

¿Cómo reducir los gastos administrativos?

Sabemos que mantener las cifras claras puede ser una de las tareas más difíciles y al mismo tiempo las más importantes para tu empresa. Sin embargo, la clave se encuentra encontrar con una buena asesoría financiera y planear tu presupuesto de gastos administrativos y de ventas, para lograr la competitividad que deseas.

De acuerdo con la consultora de Marketing Numsight, en 1 de cada 5 empresas, los gastos corporativos no cumplen con las políticas establecidas.

No contar con una política de gastos en tu empresa puede generar malestar en los líderes contables y financieros, atraso en los procesos, consumos fraudulentos y grandes fugas de dinero.

Estos son los 2 tipos de gastos que te recomendamos mantener a raya de la forma más rigurosa posible: